La comunicación efectiva

Es esencial para toda relación en la vida y la gestión exitosa de proyectos no es una excepción. En su planificación, usted descubrió quiénes son las personas que tienen un interés en el proyecto y cómo se comunicará con ellos. Usted entiende que los temas necesitan atención para mantener a todos en la misma página con información actualizada. Usted tiene un plan para documentar las piezas importantes de comunicación porque necesitará proporcionar informes periódicos a la gerencia sobre lo que está sucediendo. Muchos proyectos fracasan porque la comunicación fue ineficaz. Porque alguien pensó que había escuchado una cosa, pero la intención era algo totalmente diferente. No quieres llegar al final del proyecto y que el cliente diga "pero eso no es lo que yo dije".


Existen herramientas que los gerentes de proyecto pueden utilizar para desarrollar planes de comunicación eficaces, como el análisis de las partes interesadas. Esta es simplemente una forma de analizar la información que tenemos sobre las personas a las que afectará este proyecto y a las que debemos prestar mucha atención. Hay varias herramientas que podemos usar para lograr este objetivo; una de ellas es una Red de Poder/Interés.

Su equipo traza las personas individuales en la tabla de acuerdo a su nivel de interés o necesidad de atención especial. Luego puedes enfocar tu atención en la sección superior derecha de la cuadrícula. Sin embargo, no se olvide de la sección inferior izquierda de la cuadrícula. Estas personas pueden ascender rápidamente en la red y siguen siendo personas que necesitan atención. Otra herramienta que los gerentes de proyectos pueden utilizar es el Análisis de Causa Raíz. Esta herramienta es una tabla que se parece a una espina de pescado. Usted etiqueta cada hueso en la tabla con un problema, y luego lo desglosa aún más observando las causas de cada problema. Esta herramienta es simple pero efectiva para llegar al problema real rápidamente.

¿Qué hay de las reuniones? 


Son una necesidad pero, demasiadas reuniones o reuniones ineficaces son una pérdida de tiempo para todos, por lo que el gerente de proyecto exitoso se centra en hacer que las reuniones cuenten. Hay varios tipos diferentes de reuniones. El equipo altamente efectivo querrá llegar al punto rápidamente. Una manera de lograr esto es usar "stand-ups". Esta reunión es donde cada uno va alrededor de la sala con un informe rápido de lo que está haciendo o saca a relucir cualquier pregunta seria. Es una facturación diaria muy rápida y a menudo el equipo ni siquiera se sienta, de ahí el nombre de "stand-ups".

Debemos llevar la comunicación un paso más allá, hacia algo llamado escucha activa. La escucha activa es una habilidad que llega a lo que la persona "quiso decir" y no sólo a lo que la persona "dijo". Significa que el oyente persigue la intención haciendo preguntas como "Creí haberte oído decir...." o "¿puedes aclarar lo que quisiste decir con.....? Un experimentado director de proyecto dijo una vez que hay que preguntarse "por qué" tres veces. Entonces lo más probable es que llegue al problema o asunto real. Hay algunas razones por las que las personas pueden no usar la escucha activa. Por ejemplo, en una reunión, una persona puede sentirse tonta al hacer una pregunta sobre algo que todos los demás parecen entender. Un gerente de proyecto necesita tener la suficiente confianza para hacer esas preguntas. Muchas veces otros en la sala quieren preguntar pero no quieren parecer estúpidos. También tenemos que escuchar lo que no se dice. Cuando se hace un comentario que parece ser negativo o dirigido negativamente de una manera personal, no lo tome como algo personal; vea lo que hay detrás del comentario. A menudo hay una joya de verdad que necesita ser sacada a la luz.